Arbeiten von zu Hause: Unsere Maßnahmen und Erfahrungen

Zusammenfassung

Mobiles Arbeiten birgt viele Risiken auf operativer und zwischenmenschlicher Ebene. Ohne deren Behandlung drohen ausufernde und ineffiziente Besprechungszeiten, Stimmungseinbußen und sinkende Produktivität. Unsere wichtigsten Maßnahmen waren systematisches Sicherstellen des persönlichen Kontakts, zahlreiche neue Besprechungsregeln und neue Formate zum Austausch zwischen Kollegen und Kolleginnen.

Seit Corona hat bei MAXIMAGO ein Umdenken statt gefunden: Wir haben erkannt, dass mobiles Arbeiten nicht nur sehr gut klappen, sondern auch ein immenses Maß an Lebensqualität bringen kann. Da der Wechsel von Privat zu Beruf in Sekunden vollziehbar ist, lassen sich Pausen flexibler einrichten. Das eröffnet Raum für Mittags-Joggen, Kinder können „mal eben“ Hilfe bei den Hausaufgaben bekommen und vielleicht findet sich auch hin und wieder eine Lücke für den traditionellen Mittagsschlaf.

Was auf den ersten Blick verlockend klingt, ist bei weitem kein Selbstläufer! Die notwendige Eigenverantwortung ist groß und will gelernt sein. Zu Anfang von Corona schnellten bei uns Überstunden in die Höhe und es brauchte neue Wege zu Nähe untereinander. Viele zwischenmenschliche Aspekte leiden, insbesondere Facetten von Kommunikation und persönlichem Vertrauen

Die Krux: Schleichend und leise findet eine subtile Kulturveränderung statt. Nur wer genau hinsieht und Frühwarnzeichen erkennt, konsequent handelt und aktiv gängige Denkmuster hinterfragt, findet den Weg in die neue Arbeitswelt. Lassen sie sich dabei nicht vom farbenfrohen Anschein von „New Work“ & Co. blenden: Einige Maßnahmen sind alles andere als Spaß, sondern bedürfen viel Sensibilisierung und Konsequenz.

Wir glauben, dass unsere Anpassungsmaßnahmen zu einem wirklich genießbaren, mobilen Arbeitsumfeld geführt haben. Vielleicht inspirieren folgende Absätze ein wenig? Wir würden uns sehr freuen!

Mittlerweile sind im Schnitt nur noch 10% der Kolleg:innen im Büro anzutreffen – in wechselnder Besetzung

Grenzen finden für Regeneration

Wie eingangs erwähnt, waren erste Anzeichen von Veränderung die gestiegenen Überstunden. Zum Teil sogar intransparent wegen fehlender Zeiterfassung. Als Gründe entpuppte sich in den meisten Fällen ein „Ich hatte nichts anderes zu tun, da hab ich gedacht, ich schließe noch eben den einen Task ab. Und dann den anderen auch noch…“ Die weichende Grenze zwischen Privat und Beruf ist demnach keine Einbahnstraße, sondern verlockt auch zu Mehrarbeit. Schlimm? Ja. Denn selbst wenn unsere Projektsteuerung nur in Ausnahmesituationen Überstunden genehmigt, braucht jede:r von uns Erholungszeit. Das ist wie der Trampelpfad im Wald. Gedanken nehmen immer den gleichen Weg. Manchmal muss man Gras über etwas wachsen lassen, um neue Wege gehen zu können.

Wir achten sehr genau darauf, dass die Teams Ruhezeiten einhalten und Überstunden partout vermieden werden.

Unsere Maßnahmen
  • Zunächst Wöchentliche 1-2-1 per Videobesprechung, später auf 2-wöchentlich, mit sichergestellten funktionierenden Remote-Beziehung auf 4-wöchentlich.
  • Ausbau des Controllings und neue Eskalationsprozesse zu den Teamleitern.
  • Sensibilisierung im Rahmen unserer internen Vortragsserie „Weekly Lunch“ durch das Team von People & Culture.

Konzentration und Fokus

Die Arbeitssituation zu Hause erschwert die Konzentrationsfähigkeit. Nicht nur wegen Störungen durch private Mitmenschen, Postboten oder Handwerkern, sondern auch durch die intensivierte digitale Kommunikation. Microsoft Teams (in unserem Fall) quillt über vor Chat-Nachrichten und gemeldeten Aktivitäten – zusätzlich zu regulären E-Mails und Telefonaten.

Erschwerenderweise sieht ein Chatnachrichtensender maximal an einem kleinen Status-Icon, ob der Adressat gerade beschäftigt ist oder nicht. „Ach ich frag einfach mal“ und schon ploppt auf der anderen Seite eine Notification auf. Noch schlimmer sind spontane Hinzu-Einladungen zu einem laufenden Video-Call. Der absolute Reizkollaps ist bei parallelen Chats innerhalb laufender Video-Calls zu erwarten.

Früher im Besprechungsraum konnte und musste sich jede:r voll und ganz auf die Besprechung konzentrieren. Sollte eine Frage am Schreibtisch geklärt werden,  der oder die Kolleg:in aber hochkonzentriert und im Monitor versunken ist, kam schnell der Gedanke auf „Ups, da komme ich lieber später wieder“. Heute: Störungen und Ablenkungen so weit das Auge reicht. Non-Stop.

Wir sorgen dafür, dass die Sensibilität für Störungen in allen Teams aufrecht bleibt und jede:r seine Rückzugsräume ausreichend steuern kann.

Unsere Maßnahmen
  • Ein neuer Remote-Working-Guide inkl. Regeln wie Kolleg:innen zu kontaktieren sind.
  • Neue Meeting-Regeln inkl. Vorstellung in unserem gemeinsamen „Weekly“ und Meeting-Begleitung durch People & Culture.
  • Vereinbarte Arbeitsblocker im Kalender.

Besprechungsvolumen und -qualität

Eine weitere Auffälligkeit beim Umstieg auf mobiles Arbeiten waren massiv gestiegene Besprechungszeiten. Die Kalender quollen mehr und mehr über. Früher haben Termine mit Kunden an anderen Ort statt gefunden, inklusive Anreisezeiten und -kosten. Für den Austausch mit Kollegen hat man sich zumindest auf den Weg in den nächsten Besprechungsraum gemacht. Seit Corona haben sich Video-Konferenzen etabliert, die es unvergleichbar einfacher machen jemanden „mal eben“ zu einem Video-Call einzuladen. Es wird gar nicht mehr gefragt, sondern ein letzter freier Slot im Kalender des Gesprächspartners gesucht und direkt eine Einladung geschickt.

Aus dieser Masse an Besprechungen resultierte zudem eine sinkende Qualität an Besprechungen. Denn angesichts ausgebuchter Kalender fehlte Zeit für Vor- und Nachbearbeitung. Die Menge an Aufgaben, die aus jeder Besprechung herauspurzelten, waren kaum noch überschaubar und für Product Owner schwer in saubere Sprints zu halten.

Neue Regeln sorgen für definierten Raum für die Dinge, mit denen wir uns „früher“ beschäftigt haben, wenn wir mal nicht in Besprechungen waren.

Besonders herausfordernd sind die digitalen Besprechungen für diejenigen, die ohnehin wenig Raum für sich beanspruchen. Wird jemand in einer analogen Besprechung abgehängt, fällt das schnell auf und der Moderator kann gegensteuern. In größeren Videobesprechungen sind nicht einmal alle Videos gleichzeitig zu sehen und praktischerweise (oder genau unpraktischerweise) werden diejenigen eingeblendet, die hohen Redenanteil haben. Und schon hat man systematisch ein Ungleichgewicht geschürt und einen Teil der Belegschaft ins Abseits manövriert. Im Ergebnis fehlen wichtige Beteiligung und Input von Kolleg:innen.

Unsere Maßnahmen
  • Definierte unterschiedliche Meeting-Typen mit fixierter Agenda.
  • Neue Moderationsregeln, z.B. Aufzeigen und Worterteilung, wenn mehr als 4 Teilnehmer in der Besprechung sind. Ja: Das wirkt zu Anfang sperrig. Einmal akzeptiert, funktioniert es super und ein Kommunikationsgleichgewicht stellt sich ein.
  • Ist Nacharbeit absehbar, so ist der Organisator angewiesen, allen Beteiligten mit der eigentlichen Termineinladung auch einen Nacharbeitsblocker zu versenden.
  • Neu definierte Sequenz an Regel-Tasks und Definition-of-Dones in Projekten (z.B. „Arch-Preps“ zur einheitlichen Vorkonzeption von Anforderungen aus Architektursicht) , so dass weniger Fragen gerade bei Kompetenzschnittstellen auftraten und lose „Sync“-Termine reduziert wurden.
  • Neu kalkulierte Regel-Aufwände für Projekte und interne Aufwände (bei uns „Bubbles“ genannt) inkl. Intensivierung des Controllings.

Persönliche Nähe

Die augenscheinlichste Herausforderung ist der Verlust an persönlicher Nähe.

Aus dem Nähkästchen: Da wir auch Einsatz im sensiblen Bereich des öffentlichen Sektors sind, waren wir zu Anfang von Corona extremen Bedingungen ausgesetzt: Konferenztools waren nicht die aktuellsten und die behördlichen Serverkapazitäten ermöglichten in den ersten Wochen keine Videoübertragung. Es war deutlich zu beobachten: Der Ton wurde angesichts fordernder Projektziele rauer und rauer. Immer mehr Schuldzuweisungen und Gegeneinander kamen auf. Wen wundert’s? Es ist viel, viel einfacher eine emotionale Meinung gegen einen Monitor auszuposaunen, als jemandem persönlich „ins Gesicht“. Und auch das intuitive Verständnis für den/diejenige auf der anderen Seite ist immer weniger zu verspüren, denn schließlich kam die unzureichende Zuarbeit von jemanden Unbekanntes, nicht von einem Wegbestreiter, dessen private Sorgen man in der Mittagspause geteilt hat. Augenöffnend war in einem Projekt in diesem Umfeld ein mutiges PI-Planning während einer quasi Corona-Pause. Die Menschen, die man dort traf, schienen nichts gemein zu haben mit den aus den anstrengenden Meetings von vorgestern! Aus dem Stand kam ein ganz anderes Verständnis füreinander auf…

In Video-Konferenzen werden viele Informationen herausgefiltert. Mimik und Gestik kommt kaum rüber. Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass man sich in Video-Konferenzen niemals in die Augen sehen kann? Machen Sie einfach mal den Test und schauen im analogen Leben dem Gegenüber nicht in die Augen, sondern auf ein Ohr. Wette? Sie werden innerhalb von Sekunden vom Gegenüber darauf angesprochen. Weil es befremdlich ist! Aber auch Bestandteil unserer heutigen digitalen Kommunikation – ohne dass wir es bewusst wahrnehmen.

Der Small-Talk an der Kaffeemaschine, kurz nach oder vor einem Meeting, gemeinsame Mittagessen und gesellige Abende nach einem Workshoptag auswärts beim Kunden: Alles weg. Ohne konkrete Maßnahmen weiß niemand wer, was wen bewegt und wie es wem gerade aus welchen Gründen geht.

Kostet es was es wolle: Es braucht in regelmäßigen Abständen ein persönliches Sehen, um das Gefühl für das Miteinander nicht zu verlieren.

Unsere Maßnahmen
  • Eine neue Regel aus unserem Remote-Working-Guide: Eine Besprechung ist entweder ganz online oder ganz analog. Egal wie gut das Konferenzequipment ist: Die Online-Beteiligten sind abgehängt.
  • Die „Gefühlsmonster“! Ein Coach hat uns auf die Idee gebracht: Jeder sucht sich zu Anfang einer Video-Besprechung aus Stimmungsbildern eines aus und erzählt dazu, wie es ihm geht.
  • Schon oben erwähnt: Konsequente 1-2-1 mit dem betreuenden Teamleiter mit Raum für die Dinge, denen Jira-Tickets keine Zeit lassen. Es gibt kaum etwas, wo unser People & Culture mehr hinterher ist!
  • Echte Präsenz ist unabdingbar! Egal wie hoch die kosten sind: Die Zwischenmenschlichkeit ist unbezahlbar. (Wir gehen übrigens nicht davon aus, dass erfolgreiches mobiles Arbeiten wegen weniger erforderlichen Arbeitsplätzen zu sinkenden Betriebskosten führt!)
    • Regelmäßige Team-Events, z.B. Grillen auf der Terrasse
    • Gesamt-Team-Events! So waren wir Anfang September 2022 mit fast dem ganzen Team 3 Tage in Winterberg inkl. Klettern und Bogenschießen in einem niederländischen Bundeswehrtrainingszentrum. Ehrlicherweise waren solche Ausflüge schon immer Teil unserer Firmenkultur: Hamburg, Amsterdam, Segeln in Glücksburg. Dennoch: Wichtiger denn je.
    • Treffen auf halber Strecke
  • Sensibilisierung und Fortbildung für Kommunikation und Wertschätzung. Beispiele:
    • Vor einigen Wochen ließen sich zwei Handvoll Kolleg.innen einen Tag lang zum Thema „Feedback“ schulen. Inklusive vieler Anregungen, was wir besser machen können.
    • Beispielthemen aus unseren wöchentlichen internen Vorträgen „Weekly-Lunch“: „Bipolarität – warum es immer zwei Seiten gibt“
    • Dedizierte interne Vorträge um zwischen Kompetenzen zu vermitteln. Letzens zum Beispiel ein erhellender Workshop für das UX-Team: „Wie verarbeitet ein/e Frontend-Dev ein UX-Konzept? Welche Fragen stellen sich ihm/ihr und warum?“ inkl. selbst anpacken im Code!

Gesundheit & Bewegung

Nicht aussparen möchten wir die Gefahr der reduzierten Bewegung am Schreibtisch daheim.

Unsere Maßnahmen
  • Wöchentliches geführtes  „Yoga am Schreibtisch“
  • Interne Vorträge, letztens z.B. das Thema „Gesunde Ernährung & Sport (Stressbewältigung)“ mit unserem Coach Volker
  • Und natürlich Umstellung des traditionellen Sportprogramms auf Digital – übrigens auch ohne Corona ein großer Benefit für unsere Teilzeit-Kolleg:innen!

Die große Chance: Arbeitszeit ist Lebenszeit

Also, wie man im Pott zu sagen pflegt: „Von nix kommt nix!“

Wenn man aber umdenkt und alte Denkmuster ablegt, Menschen in den Vordergrund rückt, entsprechend genau auf jeden von uns schaut und Bedürfnisse und Veränderungen wahrnimmt und dann auch noch den Mut aufbringt neue Wege auszuprobieren ohne dass jeder Versuch direkt klappen muss: Dann kommt auch viel dabei raus. Das ist unsere Erfahrung. Schlussendlich kommt die geförderte Eigeninitiative und Selbstverantwortung auch jedem agilen Mindset entgegen! Auf geht’s!

Für Fragen, Anregungen und Austausch steht Ihnen gerne unsere Julia Greitens zur Verfügung:

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